Miksi taas yksi tietojärjestelmä saa suomalaisten arjen solmuun?

MTV3 - Ville Juutilainen

VR:n lippu-uudistuksen aiheuttamaa sotkua on selitetty ongelmilla tietojärjestelmässä.

Kuulostaako tutulta?

Nyt potilastietojärjestelmään liittyvä ongelma on pysäyttänyt sähköisten lääkemääräysten kirjoittamisen. Valtiontalouden tarkastusvirasto on toistuvasti arvostellut terveydenhuollon tietohankkeita. Viime kesänä Puolustusvoimien palkanmaksu takkuili uuden palkanmaksujärjestelmän vuoksi. Vuonna 2008 asiakkaat raivostuivat Sampo Pankille, kun tietojärjestelmän siirtäminen aiheutti useita häiriöitä. Ajoneuvohallintokeskuksen tietojärjestelmän uudistus on venynyt neljävuotisesta 12-vuotiseksi.

Tietotekniikan liiton IT-Barometrin mukaan 40 prosenttia kehittämishankkeista onnistuu "suurin piirtein suunnitellusti".

MTV3 Uutiset kysyi asiantuntijoilta, mikä hiertää suomalaisten tietojärjestelmähankkeissa. Laajan ja monimutkaisen uudistuksen keskeltä löytyy harvoin yksinkertainen tekninen syy ja syyllinen. Sen sijaan ongelmien juuret ovat usein syvällä hankkeiden suunnittelussa ja johtamisessa.

1. "Se on nyt viimeistään pakko"

Yrityksellä voi olla käytössä vanha tietojärjestelmä, johon eri tahot ovat nikkaroineet erilaisia ominaisuuksia vuosien varrella. Uudistuksen tekemistä on lykätty niin pitkään kuin suinkin on mahdollista. Kuvittele yritys, jonka tiedot omista tuotteistaan ja asiakkaistaan ovat sirpaloituneena erilaisten ohjelmien takana.

2. Mikä muuttuu?

Helpot tavat automatisoida työtä on jo otettu käyttöön. Nyt pitäisi jo oikeasti muuttaa tapoja tehdä työtä ja luoda uusia tuotteita. Uuden järjestelmän tilaajan ja sen toimittajan pitäisi olla läheisessä yhteistyössä jo ennen sopimusten tekemistä miettiäkseen kunnolla, mitä tilaaja tarvitsee ja miksi. Sen sijaan ostaja sanookin: "Toimitatte vain mitä me tilaamme".

3. Kaikkea kolmea ei voi saada

Aika, kustannukset ja ominaisuudet ovat kolme muuttujaa, joista vain kaksi voi pitää. Usein pidetään kiinni ajasta ja kustannuksista, jolloin ominaisuuksia aletaan pudottaa pois. (Katso kohta 1)

4. "Se on vain it-hanke"

Yrityksillä oli tapana tehdä tietojärjestelmänsä itse. Kun työ ulkoistettiin, ajateltiin, ettei sitä tarvitsisi enää edes johtaa. Tietojärjestelmiin liittyviä hankkeita on tapana pitää erillisinä saarekkeina muusta liiketoiminnasta, vaikka ne voivat mullistaa koko työn. Uudistushankkeen ohjausryhmän työ on rutiininomaista istuskelua, jonka aikana lähinnä kirjoitellaan laskuja.

5. Julkishallinto hiekkalaatikkona

Tietojärjestelmiä toimittavat yritykset haluavat saada uutta teknologiaa käyttöön. Yksityiseltä sektorilta ei hevillä saa ensimmäisiä kokeilijoita, mutta uudet jutut saadaan myytyä julkishallinnon puolelle. Jos kokeilu kannattaa, seuraa kiitosta edistyksellisyydestä, jota hallintoon onkin kaivattu. Muussa tapauksessa valtio maksaa kokeilusta kalliisti.

6. Kuka kantaa vastuun?

Tietojärjestelmähankkeessa voi olla mukana lukuisia useita palvelu- ja laitetoimittajia, mutta ei välttämättä "pääurakoitsijaa". Vertailun vuoksi: talonrakennuksessa on pääurakoitsija ja silti on joskus epäselvää, kuka kantaa vastuun.

7. "Teillä on virhe!"

Vaatimukset järjestelmien nopeutta, kapasiteettia ja käytettävyyttä kohtaan ovat kasvaneet. Siinä missä ennen tietojärjestelmän ja kuluttajan välillä oli yrityksen asiantuntija, nyt kuluttaja on suoraan yhteydessä tietojärjestelmään kaikkine sen puutteineen. Toisin sanoen: ennen asiakaspalvelija sanoi asiakkaalle, "hetki pieni, meillä on ongelma", eikä asia päätynyt asiakkaan pähkäiltäväksi. Ennen ei ollut niin paljon häiriöitä, koska asiakas ei niitä koskaan joutunut näkemään.

8. Lisää harjoitusta

Alalla on sanonta: " Tietojärjestelmiä on tehty muutamia kymmeniä vuosia, kun taas veneitä on tehty useiden tuhansien vuosien ajan. Veneiden teko alkaa jo sujua."

Juttua varten on haastateltu tietohallinnon ja liiketoiminnan asiantuntijoina leading mentor Tomi Dahlbergiä ja Reino Myllymäkeä CxO Mentorista sekä Panu Kausea Necorpointista.